Garder un œil sur les preuves de votre agence peut prendre beaucoup de temps et représenter une tâche monumentale si elle est effectuée avec un stylo et du papier. À tous les niveaux de l’administration, la gestion des preuves n’est pas seulement une question de productivité – il s’agit de protéger des vies et de faire respecter la justice. Toute solution de suivi doit fournir un environnement logistique mobile fiable, sécurisé et dynamique, avec un temps de fonctionnement supérieur, afin de permettre un accès en temps réel aux données, quel que soit l’endroit où elles sont nécessaires. La précision et la visibilité sont essentielles pour une solution de suivi efficace.
Grâce à la combinaison d’ordinateurs mobiles et de logiciels de gestion des actifs, vous pouvez accélérer vos tâches d’audit et effectuer le suivi de vos preuves en temps réel. Suivez les preuves, les numéros de série et les emplacements tout en maximisant la productivité du personnel et en éliminant les erreurs manuelles. Devenez plus efficace et réduisez les temps d’arrêt, tout en gardant le contrôle sur les éléments de preuve.
Quels sont les principaux avantages d’un système de traçabilité des preuves ?
La bonne solution de suivi en place maximisera l’efficacité de votre contrôle des preuves et minimisera vos pertes grâce aux avantages suivants :
Productivité – Collectez des données plus rapidement et de manière plus détaillée.
Précision – Éliminer l’erreur humaine.
Conformité – Conservez des dossiers précis grâce à une grande souplesse en matière de rapports.
Responsabilité – Faire respecter la responsabilité personnelle et l’obligation de rendre compte des preuves.
Qu’est-ce que le suivi des preuves ?
Les solutions de suivi des preuves sont conçues pour assurer le suivi discret des preuves de votre agence. Parfait pour les applications des forces de l’ordre ou des entreprises privées nécessitant la possibilité de faciliter la chaîne de possession, un système bien mis en œuvre permet à vos agents d’identifier, de documenter, d’enregistrer et de suivre les preuves sur la scène du crime. Toutes les données enregistrées, y compris le DSN de l’agent, le numéro de l’affaire, l’heure et la date, l’identifiant du code-barres de la preuve et la description de la preuve, sont téléchargées dans une base de données pour aider à protéger la chaîne de possession, de la scène du crime à la salle des biens et à l’intérieur de celle-ci.
Trop souvent, un agent est coincé derrière un bureau, à saisir à la main les données de la journée dans des systèmes de gestion et de rapport, alors qu’il pourrait patrouiller dans les rues ou suivre d’autres affaires ou tâches. Environ un quart des affaires traitées par un service de police type nécessitent un certain niveau de suivi des preuves, ce qui prend en moyenne deux heures à chaque agent pour les saisir dans le système dorsal ou les écrire à la main sur les rapports. Une solution de suivi complète permet de gagner du temps et de réduire considérablement les erreurs et les doublons.
Avec le logiciel et le matériel mobile adéquats, les agents peuvent recueillir, saisir et numériser des preuves sur le terrain. Grâce à un ordinateur mobile, ils peuvent saisir sur place toutes les données relatives à une affaire – informations sur l’affaire, suspects, victimes, preuves et remarques. En plus de saisir des données, ils peuvent prendre des photos, scanner des étiquettes à code-barres pour étiqueter les preuves et imprimer des étiquettes de salle des preuves, le tout en déplacement. Tout est stocké sur l’ordinateur de poche et peut être soumis en temps réel depuis le terrain ou importé dans la base de données par lot. Si les agents doivent apporter des modifications ou des mises à jour, ils peuvent le faire sur l’ordinateur mobile et simplement le réimporter ou le modifier directement dans le backend. Vous pouvez également disposer de plusieurs photos pour chaque élément de preuve, avec la possibilité de les localiser par GPS, si nécessaire, pour encore plus de précision.
Par rapport au suivi standard des actifs, le suivi des preuves exige plus de détails, de sécurité et une piste très précise de responsabilité. Lorsque vous traitez quelque chose d’aussi sensible que des preuves, vous ne pouvez pas vous permettre de faire des erreurs ou des fautes. Les preuves incomplètes ou mal documentées ne seront pas submersibles au tribunal et peuvent déterminer le succès d’une enquête. L’utilisation d’un système de gestion des preuves spécialement conçu pour les forces de l’ordre est essentielle pour garantir l’efficacité de la collecte des preuves.
Que devez-vous prendre en compte lorsque vous créez un système de traçage des preuves ?
Pour mettre en place un système de suivi des preuves efficace et adapté, il faut répondre à quelques questions clés :
- Avez-vous besoin de mises à jour en temps réel ou peut-on utiliser la collecte par lots ?
- Combien d’éléments avez-vous besoin de suivre ?
- Quelles caractéristiques devez-vous enregistrer et suivre pour chaque élément ?
- Devrez-vous prendre des photos de chaque article ?
- Devez-vous produire des étiquettes de suivi ? Utiliserez-vous des étiquettes à code-barres ou RFID ?
- De quel type de rapport aurez-vous besoin avec le système ?
- Combien d’utilisateurs aurez-vous ? Bureau et mobile.
Quelles sont les composantes d’un système de traçabilité des preuves ?
Tous les systèmes de suivi des preuves se composent de trois éléments essentiels :
- Logiciel de suivi des preuves – Le logiciel est l’épine dorsale de tout système et détermine les fonctions et les options disponibles. Les principales préoccupations lors de la prise de décision sont le niveau de détail des rapports disponibles et la prise en charge des mises à jour par lots ou en temps réel.
- Ordinateur mobile – Les preuves se trouvent n’importe où, du terrain à la salle des preuves. Un appareil mobile vous permet de disposer de toutes les informations nécessaires et d’effectuer des modifications quel que soit l’endroit où se trouvent les preuves. En fonction de la robustesse de votre environnement et de votre budget, un large éventail de dispositifs peut être utilisé.
- Imprimante de codes à barres/RFID – Tous les biens ont besoin d’un identifiant unique pour être correctement suivis. Les codes-barres sont l’option la plus simple et la plus rentable, mais les étiquettes RFID offrent des avantages supplémentaires avec la lecture sans fil des actifs et la possibilité d’automatiser l’ensemble de votre processus. Des options d’imprimantes fixes et mobiles sont disponibles pour imprimer partout où vous le souhaitez.
