Le suivi des colis va au-delà de la simple réception d’un envoi dans les délais. Lorsqu’une livraison est essentielle à l’achèvement d’un projet, il ne suffit pas de s’assurer qu’elle arrive dans votre salle du courrier ou votre quai de réception en temps voulu ; vous devez également veiller à ce que le courrier comptable et les colis entrants parviennent à la personne ou au service concerné. Il n’y a rien de pire que de savoir que votre colis est arrivé chez vous mais que vous ne savez pas où il se trouve. Les erreurs et les retards de livraison du dernier kilomètre ont un impact négatif sur la productivité de votre entreprise et sont une source de confusion inutile.
Grâce à une solution adaptée, composée d’un logiciel de suivi des colis et d’ordinateurs mobiles, vous pouvez suivre chaque livraison, qu’il s’agisse de courrier, de colis UPS/FedEx ou de livraisons de marchandises. À partir du moment où un colis est livré, vous pouvez suivre sa date d’arrivée, son lieu d’envoi et la personne qui l’a finalement reçu, le tout avec une chaîne de responsabilités et de confirmations. Assurez-vous que vos livraisons arrivent à temps, à chaque fois.
Quels sont les principaux avantages d’un système de suivi des colis ?
Un système de suivi des colis bien mis en œuvre offre les avantages suivants :
- Rapidité – Livrez les colis plus rapidement de la salle du courrier à l’endroit où ils sont nécessaires.
- Précision – Réduire les erreurs et les livraisons mal placées.
- Efficacité – Gagnez du temps dans la recherche de paquets.
- Responsabilité – Sachez quand les colis arrivent, où ils ont été envoyés et qui les a signés.
Qu’est-ce que le suivi des colis ?
Lorsque des paquets, des colis, du courrier ou des documents de valeur arrivent dans vos locaux, leur voyage n’est pas encore tout à fait terminé lorsqu’ils arrivent dans la salle du courrier ou sur le quai. Tout ce qui est livré a une destination finale vers une personne ou un service spécifique de votre entreprise et ce « dernier kilomètre » est l’étape où vous ne voulez pas perdre ou égarer quoi que ce soit. En particulier dans le cas de livraisons de nuit ou de livraisons urgentes, l’objectif de tout système de suivi des colis est d’amener le colis à l’endroit voulu, à temps et à chaque fois.
Dans une application typique, lorsque le colis est livré à votre salle de courrier ou à votre quai, il est d’abord entré dans l’application de suivi des colis. Si le colis a déjà un numéro de suivi, vous pourrez scanner le code-barres figurant sur l’étiquette de livraison pour l’identifier de manière unique. Dans les cas où il n’y a pas de numéro de suivi existant, le logiciel de suivi en générera un. D’autres caractéristiques du colis sont également enregistrées, comme son destinataire, le lieu de stockage temporaire, la date de livraison, le type de colis, etc…
Une fois dans le système, vous pouvez ensuite livrer le colis à sa destination finale. Vous envoyez d’abord toutes les informations relatives à la livraison sur votre ordinateur portable, triées par date de réception, ID du colis et nom/localisation du destinataire. Vous pouvez trouver instantanément tous les colis destinés à un destinataire particulier afin d’éviter toute erreur de livraison. Lors de la remise du colis, le destinataire le signe pour vérifier qu’il a été livré à la bonne personne et en bon état. Vous pouvez capturer la signature sur l’écran de l’ordinateur mobile et imprimer un reçu si nécessaire.
Après la livraison de tous les colis, vous disposerez d’une chaîne de transactions consultable pour savoir exactement où se trouve chaque colis. Chaque étape du processus de livraison du colis est horodatée avec la signature capturée de la livraison finale et même une confirmation par e-mail dans certaines applications. En cas de perte ou de non-livraison d’un colis, vous disposerez d’un registre précis et facile à produire, qui vous indiquera où se trouve exactement le colis et qui en est responsable.
Que devez-vous prendre en compte lorsque vous créez un système de suivi des colis ?
Pour mettre en place un système de suivi des colis efficace et adapté, il faut répondre à quelques questions clés :
- Combien de colis recevez-vous par jour ?
- Quel type d’envois recevez-vous ?
- Les envois auront-ils des numéros de suivi ou devrez-vous générer vos propres numéros internes ?
- Exigerez-vous une prise de signature lors de la livraison finale ? Un reçu imprimé ?
- Avez-vous besoin d’une confirmation de la livraison par courriel ?
- Combien d’utilisateurs aurez-vous ?
- Avez-vous besoin d’une intégration avec un système de comptabilité ou d’inventaire ?
Quels sont les composants d’un système de suivi des colis ?
Tous les systèmes de suivi des colis sont constitués de deux éléments essentiels :
- Logiciel de suivi des colis – De la réception des livraisons au balayage final de la livraison, l’application de suivi des colis enregistrera et créera un système de responsabilité pour tous les colis entrant dans votre établissement. La prise en charge de plusieurs salles de courrier ou de plusieurs quais, les notifications par courrier électronique et l’impression de reçus sont des caractéristiques à prendre en compte lors du choix de l’application.
- Ordinateurs mobiles – Un ordinateur mobile vous permet de scanner immédiatement les livraisons entrantes dans votre application de suivi. Une fois reçu, l’ordinateur mobile sert de moyen pour capturer une signature et un scan de livraison finale lorsque le paquet est envoyé à sa destination finale.
