Toute organisation qui possède un inventaire de produits a besoin de maintenir des informations précises sur les mouvements de tous ces articles pour mieux servir ses clients et gérer une entreprise rentable. Que vous ayez besoin de gérer un placard d’approvisionnement ou une opération d’entrepôt multi-installations, l’objectif est de réduire les coûts de saisie manuelle des données, de minimiser vos radiations d’inventaire et vos surstocks et d’augmenter l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement.
Une solution complète de gestion des stocks comprendra des logiciels de gestion, des ordinateurs mobiles et des imprimantes d’étiquettes. Ces outils permettront à votre entreprise de suivre les niveaux d’inventaire et les mouvements dans votre entrepôt ou votre salle de stockage par article, numéro de série ou numéro de lot. Avec une visibilité complète sur l’ensemble de votre inventaire entrant et sortant, vous pouvez prendre de meilleures décisions pour maintenir des niveaux de stock dynamiques qui répondent aux exigences de vos clients et de votre utilisation.
Quels sont les principaux avantages d’un système de gestion des stocks?
Une solution de gestion des stocks appropriée rationalisera votre entreprise en réduisant considérablement les coûts et le gaspillage.
- Exactitude – Éliminez les erreurs humaines dans le comptage des stocks.
- Vitesse – Réduisez les heures de travail en utilisant la capture de données automatisée.
- Responsabilisation – Documenter le rétrécissement et la perte afin de déterminer les étapes à suivre pour les réduire.
- Mobilité – Effectuez des ajustements ou remplacez les étiquettes endommagées ou illisibles sur place à l’aide d’ordinateurs mobiles et d’imprimantes.
Qu’est-ce que la gestion des stocks?
Les systèmes de gestion des stocks offrent des avantages pour le fonctionnement de tous les types et tailles d’entreprises. Un système de gestion des stocks réduit les erreurs de saisie des données, augmente la productivité et réduit les coûts opérationnels. Ceci est réalisé en réduisant ou en éliminant la saisie manuelle des données, les inventaires physiques manuels, les commandes en attente et les ventes perdues en raison de niveaux de stock inexacts, de radiations de stocks et de rétrécissement. Avec un système d’inventaire correctement configuré, vous supprimez toute ambiguïté quant à ce qui se trouve dans votre entrepôt et où il va.
Les systèmes de gestion des stocks se remboursent généralement d’eux-mêmes en moins d’un an. La majeure partie du retour sur investissement provient d’économies sur les coûts de main-d’œuvre et de la réduction des pertes de ventes dues au manque de stock. Très peu d’entreprises comprennent à quel point il est peu coûteux et simple de mettre en place un système de gestion des stocks. La première étape de la détermination d’un système de suivi des stocks consiste à comprendre si vous avez affaire à des stocks ou à des biens.
- L’inventaire fait référence aux objets qui sont vendus, distribués ou autrement consommés par une entreprise. Ces objets « temporaires » comprennent les articles et les fournitures vendus au détail. Dans ce cas, vous pouvez avoir 100 boîtes d’agrafes en stock et lorsque vous utilisez une boîte, la quantité suivie diminue d’une. Vous ne vous préoccupez pas de savoir quelle instance spécifique a été vendue, mais plutôt du fait que 1 sur 100 a été supprimé. À la fin de la journée, vous voulez savoir combien vous en avez en stock, où il est allé et quand commander plus. Cette visibilité détaillée sur l’utilisation de votre inventaire vous permet d’apporter des ajustements à votre processus de commande et de gestion pour augmenter l’efficacité.
- Les actifs sont des objets « permanents » qu’une entreprise utilise en interne, tels que des ordinateurs, des outils ou du matériel pédagogique. Même si les employés peuvent emprunter l’objet pour un projet donné, voire l’utiliser chez eux, un bien appartient en fin de compte à l’entreprise et doit lui être rendu. Un actif est toujours suivi comme un élément unique. Même si vous pouvez avoir 10 du même PC ou outil, vous gérez chaque instance comme un élément individuel avec sa propre étiquette de code à barres unique ou étiquette RFID. La principale préoccupation est d’avoir des informations précises sur chaque article spécifique comme l’emplacement, l’état, la date d’achat, la valeur, le gardien, le dernier entretien, etc.
Les solutions de gestion des stocks sont pilotées (et limitées par) le logiciel utilisé. Les fonctions d’inventaire de base sont couvertes par tous les logiciels, mais en fonction de votre besoin d’avoir des mises à jour en temps réel de votre système, certaines applications conviendront mieux que d’autres. La véritable force de toute application est la facilité et la profondeur avec les attentes qu’elle offre une visibilité sur l’utilisation de votre inventaire. Des fonctionnalités telles que la définition d’un niveau de stock minimum et maximum pour chaque article vous permettent d’exécuter un rapport simple pour voir ce qui doit être réorganisé. Les rapports d’utilisation des stocks sont essentiels pour garder vos niveaux de stock pertinents par rapport à ce que vos clients ou votre entreprise achètent / utilisent. Une autre préoccupation logicielle est la prise en charge du nombre d’utilisateurs que vous aurez. Certaines applications sont orientées vers les petites entreprises avec des licences d’utilisateur limitées tandis que d’autres sont complètement ouvertes pour s’adapter à n’importe quelle taille d’entreprise. Pour disposer d’une solution de suivi des stocks efficace, vous devrez vous assurer que le logiciel de suivi des stocks convient parfaitement à votre entreprise.
Que devriez-vous aborder lors de la création d’un système de gestion des stocks?
Lors de la mise en place d’un système de gestion des stocks efficace et approprié, il y a quelques questions clés à répondre:
- Quel type d’inventaire suivez-vous? Cas par rapport à des éléments individuels?
- Devrez-vous suivre les numéros de lot, de lot ou de série? Dates d’expiration?
- L’inventaire est-il déjà étiqueté? Allez-vous créer vos propres numéros de sku ou de pièce?
- Avez-vous besoin de mises à jour en temps réel ou peut-on utiliser la collecte par lots ?
- Avez-vous déjà un réseau sans fil en place?
- De quel type de rapport aurez-vous besoin avec le système ?
- Combien d’utilisateurs aurez-vous ? Bureau et mobile.
- La base de données d’inventaire devra-t-elle être synchronisée avec d’autres systèmes logiciels ?
Quelles sont les composantes d’un système de gestion des stocks?
Tous les systèmes de gestion des stocks se composent de quatre composants de base :
- Logiciel de suivi de l’inventaire – Le logiciel que vous utilisez déterminera comment vous suivez votre inventaire. La prise en charge des mises à jour en temps réel par rapport aux lots et la profondeur des rapports détermineront quelle application est la plus appropriée pour votre entreprise.
- Ordinateur mobile – Le suivi des stocks nécessite que les utilisateurs soient en déplacement dans toute votre installation pour apporter des mises à jour et des modifications. En fonction de votre environnement et de votre besoin de communication sans fil, une gamme d’appareils peut servir votre processus.
- Infrastructure sans fil – De nombreuses entreprises ont besoin que les mises à jour de l’inventaire soient effectuées en temps réel et un réseau sans fil est un outil nécessaire pour le faire. Quelle que soit la taille de votre ressource, un réseau peut être mis à l’échelle pour l’accueillir.
- Imprimante de codes à barres – Afin de suivre les articles rapidement et facilement, ils doivent être étiquetés avec un code à barres. L’impression peut être effectuée à des unités fixes pour l’impression à haut volume ou en déplacement avec des imprimantes mobiles.
