Dans le monde de la distribution directe en magasin (DSD), il n’y a pas de vitrine pour réaliser les ventes. Vous devez aller là où se trouve votre client et avoir les moyens de mener vos affaires comme d’habitude. Un système de comptabilisation des itinéraires permet à un seul représentant de servir efficacement le client sur le terrain. De l’avant-vente au rapprochement, une solution de comptabilité itinérante vous permettra d’accepter des bons de commande, d’émettre des factures et de percevoir des paiements tout en vous déplaçant.
La combinaison de logiciels, d’ordinateurs mobiles et d’imprimantes portables donnera à votre entreprise les moyens de commander, charger, expédier et livrer les bonnes quantités des bons produits à chaque fois. Dans tout secteur où le résultat dépend de l’efficacité de votre équipe de vente sur le terrain, le fait de disposer des outils nécessaires pour rester précis, efficace et ponctuel détermine le succès de votre entreprise.Quels sont les principaux avantages d’un système de comptabilisation des itinéraires ?
- Précision – expédier et livrer les bons articles pour chaque commande.
- Productivité – Traitez et livrez davantage de commandes tout au long de la journée.
- Traçabilité – Évitez les conflits avec les clients et augmentez votre fiabilité en sachant ce qui a été livré, endommagé ou retourné.
- Création de rapports – Créez des itinéraires de livraison et des niveaux de stock efficaces avec plus de détails sur les délais de livraison et les produits populaires.
Qu’est-ce que la comptabilité des itinéraires ?
Les tendances de la technologie commerciale axées sur la mobilité ont permis d’accroître les interactions avec vos clients sur place. La comptabilité de parcours est le moyen de mener des affaires de la commande à la livraison et à la réception, où que se trouve le client. Il est essentiel de disposer d’informations précises et fiables à tout moment pour s’assurer que les commandes de vos clients sont correctes, qu’elles sont livrées à temps et qu’une trace de la responsabilité est enregistrée pour éviter les conflits et les commandes de remplacement.
La meilleure façon d’envisager la comptabilité de route est de considérer que chaque véhicule que vous envoyez est un magasin mobile et un point de vente. Chaque véhicule dispose d’un stock de produits que vous devrez réconcilier à la fin de la journée. Un système de comptabilisation des itinéraires robuste aura les moyens de suivre les stocks de votre installation principale par rapport à ce qui entre et sort des véhicules chaque jour. Les clients peuvent également passer des commandes à l’avance et vous devrez vous assurer que la bonne commande est emballée avec le bon véhicule de livraison. De même, si les commandes sont passées sur le terrain, votre système doit être capable de fournir la disponibilité des stocks à vos employés.
Le fait que vos véhicules soient remplis de stocks ou de commandes n’est que la première étape. Une fois sur le terrain, vos employés devront pouvoir disposer d’un itinéraire et d’un calendrier de livraison à suivre. Les systèmes plus avancés proposent même des cartes et des indications à suivre. En passant de client en client, ils constitueront essentiellement un point de vente mobile. Chaque client peut passer des commandes et effectuer des paiements directement au chauffeur-livreur. L’accès aux informations sur les comptes des clients et la possibilité de traiter les paiements avec un reçu imprimé sont des caractéristiques de base de tout système de comptabilité des tournées. Dans les applications où le conducteur ne dispose pas de l’inventaire, la commande à distance sur le terrain est également possible. Une fois la commande passée, elle peut être transmise à votre installation principale pour être traitée immédiatement. Tout cela est possible en équipant chaque conducteur d’un ordinateur mobile adapté qui pourra appeler les informations nécessaires et traiter les commandes.
Une fois la commande livrée, il vous faut une trace de responsabilité, ce qui est facilement réalisable grâce aux reçus imprimés et à la capture de la signature pour chaque facture. Cela permet de s’assurer que vos clients reçoivent leurs commandes au moment prévu, tout en protégeant votre entreprise de tout conflit avec vos clients. Lorsque votre employé revient dans vos locaux, vous rapprochez chaque transaction qu’il a effectuée avec ce qu’il a dans son véhicule. Ce processus permet d’éviter les pertes, chaque employé étant tenu responsable de ses transactions.
Un système de comptabilité routière performant vous permettra de gérer une flotte de véhicules et chaque transaction qu’ils effectuent sur le terrain. Le système vous permettra également de voir plus en profondeur les tendances des ventes et l’efficacité de la livraison afin de rationaliser votre inventaire et votre processus de livraison. Un système de comptabilité des itinéraires permet à un seul représentant de servir vos clients de manière efficace et complète.
De quoi faut-il tenir compte lors de l’élaboration d’un système de comptabilité des itinéraires ?
Lors de la mise en place d’un système de comptabilité des itinéraires efficace et adapté, il convient de répondre à quelques questions clés :
- Combien d’utilisateurs aurez-vous sur le terrain ?
- Les commandes seront-elles transmises à votre établissement en temps réel ?
- Avez-vous un fournisseur WAN actuel ?
- Aurez-vous besoin d’imprimer des reçus à la livraison ? Capture de signature ?
- Vous avez besoin d’itinéraires de livraison et de commandes expédiées sur le terrain ?
- Acceptez-vous les paiements sur le terrain ?
- Avez-vous besoin d’une intégration avec un système comptable ou un système ERP ?
Quelles sont les composantes d’un système de comptabilité des itinéraires ?
Tous les systèmes de comptabilisation des trajets se composent de trois éléments principaux :
- Logiciel de comptabilité routière – L’application que vous utilisez déterminera les capacités et le flux de travail de votre système. Les mises à jour en temps réel, l’impression de reçus, la gestion des stocks et le rapprochement sont autant de fonctionnalités qui détermineront l’application la mieux adaptée à votre entreprise.
- Ordinateurs mobiles – L’ordinateur mobile est le principal outil qu’un représentant utilisera sur le terrain. La prise de commandes, la réception des itinéraires de livraison, le traitement d’un paiement et la capture de la signature sont tous effectués par l’intermédiaire de l’appareil mobile que vous avez choisi.
- Imprimantes portables – Chaque vente se termine par un reçu. Dans le camion de livraison ou sur leur hanche, les représentants devront disposer d’un moyen de fournir aux clients un enregistrement de leur transaction.
