L’informatique mobile est partout
Grâce aux progrès constants en matière de processeurs toujours plus petits et de mémoire à faible coût, vous trouverez des appareils informatiques mobiles dans tous les types d’entreprises aujourd’hui. L’époque où la collecte des stocks ou le suivi des commandes se faisait avec un stylo et du papier est révolue. Vous pouvez désormais accomplir en temps réel des tâches qui, auparavant, prenaient des heures à plusieurs personnes. Même votre téléphone portable est devenu « intelligent » et ressemble chaque jour un peu plus à votre PC.
L’efficacité accrue que procure l’informatique mobile peut permettre à votre entreprise d’en faire plus avec les mêmes ressources (ou moins). En mettant des outils informatiques performants entre les mains de vos employés, vous augmenterez considérablement la vitesse et le nombre de tâches qu’ils peuvent accomplir au cours d’une journée de travail.
Les ordinateurs mobiles sont une technologie indispensable et ils s’intègrent de plus en plus à tous les aspects d’une entreprise.
Maximiser votre investissement dans les ordinateurs mobiles
De nombreuses entreprises commencent à utiliser des ordinateurs mobiles pour une seule fonction spécifique, comme la gestion des stocks dans un entrepôt. Cependant, beaucoup ne réalisent pas que les mêmes outils informatiques mobiles peuvent être utilisés dans toute l’entreprise pour toute une série de tâches.
Au niveau le plus élémentaire, les ordinateurs mobiles permettent à un utilisateur de collecter et de consulter des informations lors de ses déplacements. Il peut s’agir de scanner les niveaux d’inventaire, de consulter une fiche de service, de capturer une signature sur le terrain ou d’obtenir des indications sur l’itinéraire de livraison. Les possibilités d’utilisation d’un ordinateur mobile ne sont limitées que par les logiciels qu’il utilise.
L’une des applications les plus courantes et les plus faciles à mettre en œuvre pour les ordinateurs mobiles est le suivi des biens. Si vous disposez déjà d’un appareil mobile, il vous suffit de l’équiper du bon logiciel pour pouvoir effectuer le suivi des actifs. Si vous avez déjà les outils en place et la nécessité de gérer les actifs, pouvez-vous vous permettre de ne pas mettre votre investissement à profit ?
Notions de base sur le suivi des actifs
La première étape de toute gestion d’actifs consiste à comprendre ce qu’est un « actif ». Souvent, les gens confondent « actifs » et « inventaire ». Les « actifs » sont des éléments permanents qu’une entreprise utilise en interne, tandis que les « stocks » sont des stocks cycliques qui sont régulièrement réapprovisionnés.
| Fonction | Actif | Inventaire |
|---|---|---|
| Les objets utilisés en interne, tels que les ordinateurs, les outils et le matériel pédagogique. | – | |
| Suivi de l’amortissement des biens de l’entreprise | – | |
| Suivre l’entretien des équipements de l’entreprise | – | |
| Les objets sont destinés à la vente ou à la revente | – | |
| Capacité à suivre/suivre les niveaux de réapprovisionnement | – | |
| Les objets sont « temporaires » et/ou souvent remplacés | – | |
| Les employés peuvent vérifier les objets à l’entrée et à la sortie | – | – |
Les ordinateurs, les dossiers, les outils et le mobilier sont parmi les actifs les plus courants, mais tout ce qui est utilisé par une entreprise et dont la valeur et les caractéristiques peuvent être retracées peut être considéré comme un actif. Même si vous avez dix ordinateurs portables identiques, vous voudrez suivre chacun d’entre eux de manière unique. En revanche, la gestion des stocks traiterait les ordinateurs portables comme un article unique avec un niveau de stock spécifique uniquement.
Le suivi des actifs concerne en définitive l’état de chaque actif individuel. Cela vous permet de disposer en permanence d’informations précises sur diverses caractéristiques telles que l’emplacement, l’état, la date d’achat, la valeur, le dépositaire, le dernier entretien, etc. Un système bien mis en œuvre vous permettra d’optimiser l’utilisation de vos actifs en veillant à ce qu’ils soient disponibles en cas de besoin et en bon état de marche.
Avoir accès aux bonnes ressources au bon moment peut faire la différence entre des clients satisfaits et des opportunités perdues. Ne perdez plus de temps et d’argent à rechercher ou à remplacer des biens perdus !
Suivi des actifs avec un ordinateur mobile
Chaque entreprise possède une collection d’actifs répartis dans ses locaux, voire dans plusieurs bâtiments. À l’époque du papier et du stylo, lorsque vous alliez gérer vos actifs, vous n’aviez qu’un historique de l’endroit où les choses devraient se trouver et vous enregistriez ensuite l’endroit où elles se trouvent actuellement. Les informations historiques sur un actif spécifique étaient accessibles sur un PC de bureau mais pas sur le lieu de l’actif. Il n’était pas possible de savoir qui était le dernier utilisateur ou quand il avait été entretenu pour la dernière fois. De même, toutes les modifications apportées pendant le comptage des actifs devraient être réintroduites manuellement dans le système par la suite. Le processus global était lent, limité et sujet à de nombreuses erreurs.
Heureusement, nous disposons aujourd’hui d’ordinateurs mobiles qui permettent de supprimer tous les obstacles du passé et même d’étendre les possibilités de la gestion des actifs.
Dans un système utilisant des ordinateurs mobiles, vous disposerez de toutes les informations dont vous aurez jamais besoin sur chaque actif, dans le creux de votre main. Ce qui n’était autrefois disponible que sur le PC est désormais accessible par l’ordinateur mobile, où que se trouve l’actif. Vous pouvez facilement appeler un lieu pour voir tout ce qui est censé s’y trouver. Vous pouvez numériser n’importe quoi, puis avoir immédiatement une trace de ce qui est manquant ou déplacé. Pour les objets égarés, vous sauriez même où ils devraient être.
Scannez un bien spécifique et vous pourrez voir tous les attributs que vous avez enregistrés pour ce bien. Si un article est endommagé ou égaré, vous pouvez voir qui l’a utilisé en dernier. Lorsque vous effectuez des opérations de maintenance ou de mise à jour des actifs, tout est enregistré immédiatement. Effectuez des modifications sur le terrain, installez l’ordinateur mobile et synchronisez-le avec votre système de bureau. Vous n’aurez plus jamais à saisir deux fois les données !
Avec un ordinateur mobile, la gestion des actifs prend moins de temps et est nettement plus précise. Ces informations sur les biens, à leur tour, renforcent la responsabilité personnelle et l’obligation de rendre compte des biens de l’entreprise. Vous disposerez également d’un historique de tous les actifs et pourrez facilement produire des rapports sur l’utilisation et la dépréciation, satisfaire aux exigences d’audit et réduire la quantité de documents à remplir.
Si vous disposez déjà d’un ordinateur mobile, pouvez-vous vraiment vous permettre de ne pas l’utiliser pour le suivi des actifs ?
Mise en place d’un système de suivi des actifs
Mettre en place un système de suivi des actifs est en fait très facile. Il se peut même que vous ayez déjà mis en place la plupart des éléments d’un système ! Chaque système est composé de trois éléments essentiels :
– Étiquettes d’actifs
– Logiciel de gestion
– Ordinateurs mobiles
Afin de pouvoir les suivre, tous vos actifs doivent être étiquetés avec un identifiant unique. Il est préférable d’utiliser une étiquette à code-barres pour une lecture et une reconnaissance rapides. Selon le type de bien et la façon dont il est utilisé, vous pouvez utiliser une étiquette en plastique qui durera toute la durée de vie du bien. Si vous disposez déjà d’une imprimante de codes à barres, il suffit d’un simple échange d’étiquettes pour commencer à créer des étiquettes d’actifs. Une fois que chaque objet porte une étiquette à code-barres unique, il est temps de commencer à le gérer !
Le logiciel de gestion des actifs est l’épine dorsale de tout système. Ce logiciel est essentiellement une base de données de tous les attributs des actifs que vous pouvez rechercher rapidement. Une copie du logiciel sera installée sur un PC de bureau pour héberger l’ensemble de votre base de données, imprimer des étiquettes et réaliser divers rapports. Les ordinateurs mobiles disposeront également d’une version du logiciel contenant toutes les informations dont vous avez besoin pour effectuer des comptages. Certains systèmes vous permettent de mettre à jour en temps réel les informations sur les actifs via un réseau sans fil, tandis que d’autres fonctionnent en mode de collecte par lots. En mode de collecte par lots, vous apportez des modifications sur votre ordinateur mobile, puis vous vous synchronisez avec votre ordinateur de bureau pour mettre à jour l’ensemble du système.
La dernière pièce du système est celle que vous avez probablement déjà, l’ordinateur mobile. Tant que le logiciel de gestion des actifs est compatible avec le système d’exploitation de votre ordinateur mobile et que l’appareil dispose d’un scanner, vous aurez tout ce dont vous avez besoin.
Il est maintenant temps de commencer à gérer les actifs !
Tirer le meilleur parti de votre ordinateur mobile
Comme chaque entreprise tente de trouver de nouveaux moyens de réduire les coûts d’exploitation par une plus grande efficacité, il est judicieux d’utiliser autant que possible les ressources existantes dont vous disposez. Souvent, un simple changement de logiciel ou de fournitures permet d’utiliser la technologie dont vous disposez déjà à des fins totalement nouvelles.
Si vous avez des ordinateurs mobiles, il existe une longue liste d’applications pour lesquelles ils peuvent être utilisés au-delà de ce à quoi vous les destiniez à l’origine. Le suivi des actifs est l’un des plus faciles à mettre en place et chaque entreprise devrait déjà le faire. Avec quelques étiquettes et un logiciel de suivi, vous récolterez les fruits d’une bonne gestion des actifs en un rien de temps.