McMahon Cartage est une entreprise de transport et de livraison d’essence qui dessert les stations-service et les entreprises de camionnage dans la région de Chicago. Elle emploie 32 chauffeurs pour en livrer environ 5. 5 millions de gallons d’essence par semaine à plus de 300 stations-service.
Défi à relever
Il y a trois ans, McMahon Cartage a déterminé que son système de livraison était inefficace et a décidé de rationaliser le processus. « Dans l’ancien système, un propriétaire de station-service appelait le distributeur; puis le distributeur nous a appelés et nous avons entré la charge dans le système; enfin, nous avons appelé le chauffeur pour lui donner l’information », explique John McMahon, vice-président de McMahon Cartage. « Chaque livraison devait passer par quatre personnes avant d’atteindre le chauffeur. En conséquence, il y avait beaucoup de mauvaise communication et de temps perdu. »
« Parce que nous avions tellement d’étapes dans le processus », poursuit McMahon, « il y avait plus de chances de faire des erreurs. De plus, nous n’avions aucun moyen de suivre nos commandes. Si quelque chose n’allait pas, tout le monde pointait du doigt quelqu’un d’autre. »
En plus du manque de responsabilité, les conducteurs se sont souvent perdus sur leurs itinéraires ou ont écrit le mauvais nom de la station-service sur leur commande, ce qui a entraîné le conducteur étant tenu responsable de l’inexactitude de la facturation, ce qui pourrait signifier jusqu’à 30 000 $ retirés de son chèque de paie.
« J’ai passé beaucoup de temps à organiser les horaires des chauffeurs. Afin de réduire les erreurs d’itinéraire, j’ai placé les conducteurs uniquement sur des itinéraires qui leur étaient familiers », note McMahon. « Je voulais m’assurer que nos conducteurs puissent se concentrer sur la conduite sécuritaire vers leur destination au lieu d’avoir à s’inquiéter de regarder une carte ou de se perdre. »
L’entreprise a donc commencé à chercher une solution qui permettrait de suivre les commandes plus efficacement et de rendre les livraisons plus rapides, ainsi que de minimiser le temps que les clients ont passé à passer des commandes.
Solution
McMahon Cartage a choisi un intégrateur de solutions sans fil, de codes à barres et mobiles pour établir un système de commande en ligne pour planifier la livraison aux stations-service. Avec Digital Fuel Solutions, le programme web développé par McMahon Carthage, le délai de traitement de livraison a été réduit de moitié en permettant aux clients et aux distributeurs de commander leur gaz en ligne. Les commandes en ligne sont ensuite données directement aux conducteurs via un appareil portable Motorola®. Une fois que le conducteur a livré l’essence, il imprime un reçu à l’aide d’une imprimante Zebra®, éliminant ainsi les erreurs et l’écriture illisible.
« Après avoir terminé beaucoup de recherches, nous avons décidé que l’ordinateur de poche Motorola et l’imprimante Zebra RW 420™ formaient la meilleure application pour le travail », explique McMahon. « La partie la plus facile de l’ensemble du projet a été l’intégration de l’ordinateur de poche Motorola et de l’imprimante Zebra avec mon application logicielle. De plus, il n’a fallu que deux heures aux conducteurs pour apprendre le système. » En tant que seule imprimante mobile à répondre à la cote stricte de résistance à la poussière et à l’eau IP54, la RW 420 peut résister aux exigences sévères d’un certain nombre d’applications de comptabilité d’itinéraire et d’impression de service sur le terrain, y compris les factures, les reçus de livraison, les estimations de service, les commandes client et la gestion des stocks. « La principale caractéristique que nous voulions dans l’imprimante mobile était la capacité de supporter un temps extrêmement froid et chaud en raison du climat variable de Chicago. Nous avions également besoin de mobilité parce qu’il n’y avait nulle part où mettre des fils dans le camion. Enfin, nous avions besoin de durabilité parce que le camion rebondit un peu », déclare McMahon. « L’imprimante Zebra était l’ajustement parfait et j’en suis très heureux. »
McMahon poursuit: « Nos pilotes adorent l’imprimante Zebra car elle leur fait gagner du temps et est pratiquement sans erreur. Les problèmes avec l’ancien système qui se produisaient lorsqu’un chauffeur écrivait les mauvaises informations de livraison ont été complètement éliminés avec le reçu imprimé. Les conducteurs commentent également à quel point ils sont surpris que l’image du reçu ne tache jamais, même s’il est plié en deux. »
Le Motorola PDA dispose d’un certain nombre d’applications qui font gagner du temps à McMahon Cartage et aident les conducteurs à mieux naviguer sur leurs itinéraires. Les conducteurs utilisent plusieurs applications telles que Google Maps pour les diriger rapidement vers leur destination et l’application Météo pour obtenir les prévisions quotidiennes des conditions de conduite. Deux applications préférées pour les conducteurs comprennent le Dollar Sign, qui donne aux conducteurs un total de leur salaire pour chaque livraison et une application d’alerte mobile, qui informe les conducteurs des circonstances spéciales qui peuvent survenir sur l’itinéraire.
« Dans l’ensemble, les conducteurs adorent le nouveau système et les applications. L’application la plus cool est l’alerte mobile. Il apparaît pour chaque compte et donne un avertissement de sécurité au conducteur. Dans le passé, j’avais une station où les chauffeurs faisaient tomber trois poteaux téléphoniques. Ainsi, l’une de mes alertes rappelle au conducteur de « S’il vous plaît, faites attention au poteau », explique McMahon. « En outre, les distributeurs demandent d’ajouter des alertes mobiles telles que « Assurez-vous de voir le client avant de déposer le carburant », etc. C’est un énorme plus pour tout le monde. »
Avec les applications Google Maps et Mobile Alert, McMahon est en mesure de simplifier la planification. Il n’a plus à jumeler les conducteurs à des terminaux et des stations particuliers en vertu de l’alerte et des directions. Il note: « Vous pouvez envoyer n’importe qui n’importe où et être à l’aise qu’ils trouveront leur chemin et connaissent toutes les alertes de livraison spéciales. Le système est beaucoup plus efficace parce que nous pouvons maintenant planifier en fonction de la géographie. En outre, la paperasse des conducteurs est 80 pour cent plus rapide – un énorme avantage pour les conducteurs, qui peuvent passer plus de temps à se concentrer sur la conduite que sur la paperasse. »
Résultats
« Depuis que j’ai mis en œuvre le nouveau système, nous avons vu une tonne d’avantages », commente McMahon. « Un distributeur, World Fuels, a fait l’éloge du système, affirmant qu’il a considérablement amélioré le processus de facturation de l’entreprise car les impressions Zebra sont beaucoup plus claires et il n’y a jamais d’erreur dans les rapports. De plus, il faut environ 16 secondes à World Fuels pour commander son gaz en ligne, ce qui leur a permis d’économiser environ 42 heures-homme par mois sur une seule entrée. »
Digital Fuel Solutions fait également des prévisions pour les clients de McMahon. Avec des prix records de l’essence plus tôt cette année, il a été d’une grande aide pour mieux prévoir la quantité d’essence à vendre. McMahon note: « C’est l’inventaire à son meilleur. »
En outre, la paie et la facturation des clients de McMahon sont effectuées 93% plus rapidement. « Auparavant, il me prenait près de deux jours pour terminer ma paie. Maintenant, ça me prend environ 12 minutes. Avec une précision de 100%, a déclaré McMahon.
« Le système nous a également apporté d’importants avantages en matière de sécurité. Par exemple, si un camion a un pneu crevé ou si quelque chose ne va pas, nous sommes en mesure de l’éliminer de la route en appuyant sur un bouton. Cela empêche d’autres conducteurs d’utiliser accidentellement le camion », a déclaré McMahon.
Le nouveau système de livraison a rapidement généré d’importants avantages commerciaux et des économies de coûts pour McMahon Cartage. Cependant, l’entreprise a réalisé les économies de coûts les plus impressionnantes grâce à une réduction des quarts de travail. Avec le nouveau système, McMahon Cartage a été en mesure d’éliminer un quart de travail entier, ce qui a entraîné des économies de 3 500 $ par semaine et une réduction de 55 pour cent du nombre de répartiteurs. Avec son système de livraison mobile, l’entreprise fonctionne plus efficacement que jamais.