La collecte et la tenue de registres précis de vos immobilisations peuvent être une tâche longue et coûteuse. La bonne solution intégrée vous permettra de contrôler fermement les équipements précieux de votre entreprise. L’objectif de tout système robuste est de maximiser l’efficacité du contrôle de vos actifs et de minimiser la perte de vos équipements.
La bonne solution intégrée de suivi et de gestion des actifs vous permettra de contrôler fermement les équipements précieux de votre entreprise. Vous pourrez accélérer vos tâches d’audit et effectuer le suivi de vos actifs en temps réel en utilisant une combinaison d’ordinateurs mobiles et de logiciels de gestion des actifs. Cela vous permettra d’être plus efficace dans votre planification de la production en réduisant les temps d’arrêt. Le logiciel de gestion vous permettra également de programmer la maintenance ou les services nécessaires pour vos équipements aux moments opportuns. Grâce à une solution complète comprenant la technologie d’impression de codes à barres/RFID, des ordinateurs mobiles et des logiciels, vous pouvez gérer vos actifs de manière précise et efficace.
Les systèmes de suivi des actifs se composent de 3 éléments essentiels :
– Logiciel de suivi des actifs – Le logiciel est l’épine dorsale de tout système et détermine les fonctions et les options disponibles. Les principales préoccupations lors de la prise de décision sont le niveau de détail des rapports disponibles et la prise en charge des mises à jour par lots ou en temps réel.
– Ordinateur mobile – Les actifs étant répartis dans toute l’entreprise, un appareil mobile vous permet de disposer de toutes les informations nécessaires et d’effectuer des modifications sur place. En fonction de la robustesse de votre environnement et de votre budget, un large éventail de dispositifs peut être utilisé.
– Imprimante de codes à barres/RFID – Tous les biens ont besoin d’un identifiant unique pour être correctement suivis. Les codes-barres sont l’option la plus simple et la plus rentable, mais les étiquettes RFID offrent des avantages supplémentaires avec une lecture sans fil des actifs et la possibilité d’automatiser l’ensemble de votre processus.
Quels sont les principaux avantages d’un système de suivi des actifs ?
Toutes les entreprises disposent d’une collection d’actifs qu’elles doivent entretenir. Le bon système de solution peut vous donner un contrôle plus détaillé de vos actifs et un meilleur retour sur investissement. Les avantages comprennent :
– Productivité – Collectez des données plus rapidement et de manière plus détaillée.
– Précision – Éliminer l’erreur humaine.
– Conformité – Flexibilité des rapports grâce à des enregistrements plus précis.
– Responsabilité – Faire respecter la responsabilité personnelle et l’obligation de rendre compte des biens de l’entreprise.
Qui bénéficie de la gestion des actifs ?
Les entreprises utilisent des centaines d’actifs au quotidien. Toute entreprise possédant des actifs peut bénéficier d’une solution de suivi et de gestion des actifs. Les écoles, les hôpitaux, les institutions financières, les entités gouvernementales, les magasins de détail et les usines de fabrication sont autant d’exemples de lieux où un système de suivi des actifs est crucial. Voici quelques exemples de cas où une solution de suivi et de gestion des actifs a permis d’assurer un suivi précis et efficace des actifs.
– L’armée américaine a économisé plus d’un demi-million de dollars en mettant en œuvre une solution de suivi des actifs.
– Le système de la bibliothèque publique de Brooklyn a été amélioré par la gestion du suivi des actifs en permettant aux bibliothécaires et au personnel d’utiliser la numérisation mobile et l’impression à la demande.
– La Federal Housing Finance Agency (FHFA) a pu suivre plus de 3 000 actifs grâce à un logiciel de suivi des actifs, économisant ainsi des centaines d’heures de travail.
– American Metal Group a pu suivre l’emplacement de ses outils et de ses machines sur un campus de 15 hectares, ce qui lui a permis de localiser les articles de manière plus efficace.
Déterminer le bon système de suivi des actifs pour votre entreprise
Le logiciel est le cerveau de tout système de gestion et de suivi des actifs. Il est la source de toutes les informations relatives à vos actifs et dicte votre interaction avec ces informations. Normalement, alors que vous exécutez une instance du logiciel sur un PC de bureau, vos appareils mobiles exécutent une version allégée du logiciel pour les fonctions nécessaires sur le terrain. Selon votre besoin de mises à jour en temps réel ou par lots, certains logiciels prendront en charge l’un ou l’autre. L’instance de bureau contiendra une base de données complète et détaillée des actifs, permettra l’impression d’étiquettes et l’exécution d’une variété de rapports.
Les rapports sont un aspect très important de tout logiciel de suivi, car ils vous donnent une meilleure visibilité de votre collection d’actifs. Les rapports permettent de savoir quand les éléments doivent être remplacés ou entretenus et de procéder à une analyse générale des actifs. Il existe de nombreuses applications de suivi des actifs et il est essentiel de déterminer celle qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise pour obtenir un système productif et utile.
Actifs et stocks
La première étape pour déterminer un système de suivi des actifs consiste à distinguer vos actifs et vos articles d’inventaire. Les actifs sont des objets « permanents » qui appartiennent à une entreprise. Il s’agit d’articles qu’une entreprise utilise en interne, comme des ordinateurs, des outils ou du matériel pédagogique. Un actif est toujours suivi comme un élément unique. Même si vous avez 10 PC identiques, vous gérez chaque PC comme un article individuel avec sa propre étiquette de code-barres ou étiquette RFID. Vous devez vous assurer que vous disposez d’informations précises sur l’emplacement, l’état, la date d’achat, la valeur, le dépositaire et l’entretien le plus récent de chaque bien.
Le suivi des stocks fait référence aux objets qui sont vendus, distribués ou consommés d’une autre manière par une entreprise. Ces objets « temporaires » comprennent des articles de détail et des fournitures de bureau. Par exemple, vous pouvez avoir 100 boîtes d’agrafes en stock et lorsque vous utilisez une boîte, la quantité suivie diminue d’une unité. Vous ne vous préoccupez pas de savoir quel ox spécifique a été utilisé, mais plutôt qu’un ox sur 100 a été retiré. En fin de compte, vous voulez savoir combien vous en avez en stock et quand en commander davantage.
Le tableau ci-dessous peut vous aider à comparer vos objets avec le tableau ci-dessous pour déterminer si vous avez besoin d’un inventaire ou d’un suivi des actifs.
| Description | Actif | Inventaire |
|---|---|---|
| Les objets utilisés en interne, tels que les ordinateurs, les outils et le matériel pédagogique. | – | |
| Suivi de l’amortissement des biens de l’entreprise | – | |
| Suivre l’entretien des équipements de l’entreprise | – | |
| Les objets sont destinés à la vente ou à la revente | – | |
| Capacité à suivre/suivre les niveaux de réapprovisionnement | – | |
| Les objets sont « temporaires » et/ou se remplacent souvent, comme le papier, les stylos et autres consommables. | – | |
| Les employés peuvent vérifier les objets à l’entrée et à la sortie | – | – |
Questions à aborder lors de la détermination d’un système de suivi des actifs
Pour mettre en place un système de suivi des actifs efficace et adapté, il faut répondre à quelques questions clés :
– Combien d’actifs devez-vous suivre ?
– Quel type d’actifs suivez-vous ?
– Où sont situés les actifs ? Combien de sites avez-vous ?
– Les actifs sont-ils déjà étiquetés ? Utiliserez-vous des étiquettes à code-barres ou RFID ?
– Avez-vous besoin de mises à jour en temps réel ou peut-on utiliser la collecte par lots ?
– De quel type de rapport aurez-vous besoin avec le système ?
– Combien d’utilisateurs aurez-vous ? Bureau et mobile.
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