Lorsque vous avez des agents dans les rues, la réduction du temps qu’ils consacrent aux tâches administratives courantes leur permet de rester libres pour servir pleinement le public. L’émission de contraventions est une tâche nécessaire, mais les citations sur papier finissent par être coûteuses et chronophages pour les organismes publics. Avec une solution E-Citation, un ticket peut être émis facilement et précisément en un temps record – souvent moins d’une minute. Les informations relatives aux citations sont ensuite envoyées au quartier général en temps réel, ce qui permet à l’agent de se consacrer à la protection du public.
Le personnel des forces de l’ordre peut saisir et vérifier les données rapidement sur le terrain avec le logiciel, l’ordinateur mobile et l’imprimante appropriés, éliminant ainsi les processus manuels typiques de papier et de stylo. La réduction de la paperasserie manuelle diminue les erreurs d’écriture qui conduisent à des citations inapplicables et permet aux agents de se concentrer davantage sur leur environnement, et non sur la paperasserie. Améliorez la sécurité, l’applicabilité et l’efficacité avec un système de citation électronique facile à utiliser et difficile à battre.
Quels sont les principaux avantages d’un système de citations électroniques ?
Un système de citation électronique permet à toute agence d’économiser du temps et des coûts grâce aux avantages suivants :
- Productivité – Passez moins de temps sur les tâches manuelles pour augmenter la productivité du personnel.
- Rentabilité – Éliminez la paperasserie et les contraventions rejetées causées par des erreurs manuelles.
- Informations en temps réel – Envoyez les informations de manière transparente et automatique à une base de données du siège.
- Efficacité – Réduisez de moitié le temps consacré à l’émission des citations tout en améliorant la précision.
Qu’est-ce que l’E-Citation ?
Historiquement, les agents utilisaient des formulaires papier et un stylo pour émettre des contraventions sur le terrain. Si cette solution a pu être la plus réalisable à un moment donné, elle est devenue plus un fardeau qu’autre chose. Chaque fois que vous avez affaire à des documents écrits à la main, quel que soit le type, vous rencontrez des problèmes de précision, de lisibilité et de redondance. La rédaction manuelle d’une citation ouvre la porte à des erreurs. Les formulaires mal remplis et l’écriture illisible sont les causes les plus fréquentes de rejet des contraventions par les tribunaux. On estime qu’avec un système manuel sur papier, jusqu’à 40% des citations sont perdues à cause de ces inexactitudes. De plus, une fois qu’une citation est émise, l’agent et le personnel sont toujours obligés de saisir à nouveau les informations dans leurs dossiers et leurs systèmes de gestion des cas. La migration vers un système de citation électronique est une solution simple mais directe à tous les problèmes rencontrés dans un système basé sur le papier.
Les organismes chargés de l’application de la loi sont constamment invités à « faire plus avec moins » et un système de citations électroniques permet d’y parvenir, quelle que soit la taille de l’organisme chargé de l’application de la loi. Au lieu du traditionnel système papier-crayon, vous pouvez effectuer l’ensemble du processus de citation à l’aide d’un ordinateur mobile et d’une imprimante portable. Lorsque vous utilisez un système électronique, vous réduisez immédiatement le temps nécessaire à l’établissement d’une citation. Chaque permis de conduire contient des informations qui doivent être enregistrées pour la citation et qui sont également intégrées dans un code-barres au dos du permis. Un simple balayage sur l’ordinateur mobile permet de saisir immédiatement toutes ces informations qui devaient auparavant être écrites manuellement. Le logiciel E-Citation guidera également l’agent à travers toutes les autres étapes de la citation à l’aide de simples cases à cocher ou de listes déroulantes auxquelles il peut accéder grâce à l’écran tactile de l’ordinateur mobile. Une fois toutes les informations complétées, le logiciel confirmera que la citation a été remplie correctement et imprimera ensuite une copie de la contravention. Ces simples modifications apportées au processus de citation réduisent le temps nécessaire à l’établissement d’une citation de plusieurs minutes à environ une minute ou moins. De plus, vous avez l’assurance que chaque citation est remplie avec précision et sans erreur.
Un système de citation électronique réduit évidemment de manière drastique le temps et les erreurs lors de l’émission de la citation, mais offre également l’avantage d’une mise à jour en temps réel des informations de la citation. Lorsque toutes les données sont collectées sur un ordinateur mobile, vous pouvez les transmettre électroniquement à d’autres systèmes. Cette étape évite la paperasserie supplémentaire et améliore considérablement l’exactitude des dossiers en éliminant la saisie manuelle dans le système de gestion des dossiers (RMS) des forces de l’ordre et dans le système de gestion des dossiers (CMS) du tribunal. Une fois qu’une citation est créée et complétée sur le terrain, elle peut être immédiatement mise à jour dans votre système RMS sans que vos ressources déjà sollicitées aient à intervenir.
Un autre avantage du système E-Citation, souvent négligé, est la sécurité supplémentaire qu’il apporte aux agents sur le terrain. Il est bien connu que plus un agent est hors de son véhicule, plus il y a de chances qu’il soit blessé. Une solution E-Citation bien mise en œuvre permet à l’agent d’être moins distrait et de passer moins de temps en dehors de son véhicule. En faisant gagner du temps à vos agents sur le terrain, ils sont plus en sécurité et peuvent consacrer leur temps à la protection du public.
De quoi faut-il tenir compte lors de la création d’un système de citation électronique ?
Pour mettre en place un système de citations électroniques efficace et adapté, il faut répondre à quelques questions clés :
- Combien d’utilisateurs aurez-vous en même temps ?
- Avez-vous besoin de transmettre des informations sur les citations en temps réel ?
- Aurez-vous besoin d’imprimer des reçus sur le terrain ? Capturer des signatures ?
- Avez-vous besoin de prendre des photos ?
- Allez-vous scanner les codes-barres au dos des permis de conduire ?
- De quel type de rapport aurez-vous besoin avec le système ?
- Voulez-vous être payé pour des citations sur le terrain ?
- Aurez-vous besoin d’intégrer d’autres systèmes de comptabilité ou de suivi ?
Quelles sont les composantes d’un système de citations électroniques ?
Tous les systèmes de citation électronique sont constitués de trois éléments essentiels :
- Logiciel de citation électronique – Le logiciel est l’épine dorsale de tout système et détermine les fonctions et les options disponibles. Les principales préoccupations lors du choix d’un logiciel sont le niveau de détail des rapports disponibles, la prise en charge des mises à jour par lots ou en temps réel et la compatibilité avec vos systèmes internes.
- Ordinateur mobile – Les citations se produisent sur le terrain et vous avez besoin d’un appareil capable de fournir les performances d’un PC avec la robustesse nécessaire pour faire face à n’importe quel environnement. L’ordinateur mobile sera l’outil central pour créer et modifier les contraventions, scanner les permis de conduire et même traiter les paiements.
- Imprimante portable – En cas d’infraction, un billet doit être émis sur place. Une imprimante portable offre une impression de haute qualité, sans problème et rapide. Qu’il s’agisse de la citation elle-même ou d’un reçu, une imprimante portable permet de gagner un temps considérable par rapport à la rédaction manuelle des citations.
