Tout comme le large éventail d’entreprises dans lesquelles ils sont utilisés, les systèmes de point de vente se déclinent en une variété de types et de capacités. Les besoins d’un magasin de détail par rapport à ceux d’un restaurant sont suffisamment différents pour qu’il n’existe pas de solution unique pour chaque application. Les systèmes de point de vente sont une combinaison de logiciels et de matériels qui ont fait un long chemin depuis les caisses enregistreuses de base. Trouver la bonne combinaison de composants est essentiel pour gérer correctement votre entreprise, maintenir la satisfaction des clients et réussir. Le système de point de vente le plus précieux est celui qui vous permettra de gérer votre entreprise comme vous le souhaitez.
Chaque entreprise est unique dans ses besoins et ses processus, mais un système de point de vente bien conçu peut être adapté à tout type d’entreprise. La première étape pour trouver un système de point de vente consiste à identifier vos besoins spécifiques.
– Quel type d’entreprise avez-vous ?
– Vous devez effectuer des transactions dans un environnement mobile ?
– Combien de transactions effectuerez-vous par jour ?
– Devrez-vous traiter des cartes de crédit et/ou de débit ?
– De combien de voies (stations) aurez-vous besoin ? Disposez-vous d’un réseau pour les relier ?
– Devrez-vous gérer des réservations ou des rendez-vous ?
– Avez-vous besoin que plusieurs magasins soient reliés entre eux ?
– Devrez-vous synchroniser les données avec des applications externes (par exemple, un logiciel de comptabilité) ?
En sachant comment vous allez l’utiliser et quelles sont les fonctions dont vous avez besoin dans un système de point de vente, vous pourrez déterminer la meilleure combinaison de logiciels et de matériel pour votre entreprise.
Principes de base des points de vente
Chaque système de point de vente est constitué d’un logiciel et d’un ensemble de composants matériels essentiels. Avant d’aborder les spécificités de votre type d’entreprise, une introduction aux principes de base d’un système de point de vente vous aidera à répondre à ces questions.
Logiciel
Le logiciel de point de vente est le centre de tout système et détermine finalement ce que vous pouvez faire et comment vous le faites. Le choix du bon logiciel dépendra des types de fonctionnalités dont vous avez besoin et du type d’environnement dans lequel vous travaillez. De nombreuses applications de point de vente sont très flexibles pour s’adapter à toute une série d’entreprises, mais peuvent être spécifiques à un environnement, comme les points de vente pour restaurants ou les points de vente mobiles. De plus, de nombreuses applications proposent des versions de base, pro et entreprise, chacune offrant des fonctionnalités différentes.
Alors comment savoir quel logiciel de point de vente est le meilleur pour votre entreprise ?
La meilleure chose à faire est de commencer par déterminer quelles sont les fonctionnalités essentielles pour vous et le fonctionnement de votre entreprise. Tous les logiciels de point de vente gèrent les transactions de base, mais il existe une longue liste de fonctions supplémentaires qui peuvent vous être utiles ou non. Il existe des fonctions spécifiques dont un salon de coiffure, par exemple, aura besoin et dont un magasin de détail n’aura pas besoin. Nous examinerons plus loin certains de ces besoins spécifiques à l’environnement. Voici quelques-unes des nombreuses caractéristiques que vous voudrez prendre en considération :
Gestion de l’inventaire – Chaque entreprise doit gérer son inventaire et la plupart des applications de point de vente vous aideront en suivant les niveaux de stock à chaque vente. Disposez toujours de données d’inventaire précises et à jour pour répondre aux demandes de vos clients.
Rapports – L’un des principaux avantages d’un système de point de vente est ce qu’il peut vous apprendre sur vos ventes et les habitudes de vos clients. La plupart des applications disposent de fonctions de rapport de base, voire de la possibilité de créer des rapports personnalisés, afin de vous fournir l’image la plus complète possible de ce qui se passe dans votre entreprise.
Achats automatisés – En suivant votre inventaire, vous saurez également quand les articles sont en rupture de stock. Certains logiciels de point de vente pourront s’interfacer avec votre logiciel de comptabilité pour créer automatiquement des bons de commande pour les articles en stock. Ne soyez jamais pris sans le stock des articles que vos clients demandent.
Gestion des clients – Les programmes de fidélisation, les promotions spécifiques aux clients, les rendez-vous, les coupons et les réservations sont tous possibles avec le bon logiciel en place. Créer la meilleure expérience possible pour les clients les incite à revenir.
Conformité PCI – Le fait est que la plupart des transactions sont payées par des cartes de débit ou de crédit aujourd’hui. Afin de satisfaire vos clients et d’assurer leur sécurité, votre système de point de vente doit être conforme aux normes PCI DSS.
Traitement des retours – Les retours et les échanges sont un problème auquel toute entreprise doit faire face. Votre logiciel de point de vente peut contribuer à rendre ce processus indolore pour vous et vos clients.
Suivi des employés – Suivez facilement la présence et les ventes des employés en les connectant simplement à un terminal. Toutes ces informations peuvent faire l’objet de rapports ou être exportées vers un logiciel de comptabilité pour le traitement des salaires.
Il ne s’agit là que de quelques-unes des fonctions les plus courantes, mais si vous savez exactement ce dont vous avez besoin, vous pourrez facilement choisir le logiciel le mieux adapté à votre entreprise. Lorsqu’il s’agit de mettre en place un système de point de vente, le dernier endroit où vous voudrez faire des économies pour sauver quelques dollars est le logiciel. Le fait d’avoir toutes les bonnes caractéristiques vaudra bien le coût en temps et en maux de tête à l’avenir.
Matériel informatique
Tous les systèmes de point de vente comportent plusieurs éléments matériels permettant d’exécuter votre logiciel, de collecter les paiements et de créer un reçu pour votre client. Votre choix de composants dépendra en fin de compte du type d’environnement dans lequel vous travaillerez, mais ces 5 pièces seront les plus essentielles pour de nombreuses entreprises.
Terminal/PC – Le terminal/PC est l’endroit où tout est réuni dans un système de point de vente. De nombreuses entreprises peuvent utiliser un PC standard, pour autant qu’il réponde aux exigences du logiciel de caisse en matière de mémoire et de processeur et qu’il dispose des ports USB nécessaires pour tous les périphériques. Il existe également des PC spécifiques aux points de vente qui offrent des boîtiers étanches ou un fonctionnement à faible consommation d’énergie, ainsi que des unités tout-en-un avec écrans tactiles et lecteurs de cartes intégrés pour occuper moins d’espace. Alors qu’un magasin de détail peut utiliser un PC standard, un restaurant peut avoir besoin des avantages d’un appareil tout-en-un en termes de gain de place ou de robustesse. De même, votre terminal de paiement peut être un ordinateur mobile compact pour une solution entièrement mobile. En fin de compte, si votre terminal/PC peut prendre en charge votre logiciel, vous serez prêt à effectuer des transactions.
Imprimante de reçus – Chaque transaction se termine par un reçu pour le client. La panne d’une imprimante est l’une des choses les plus handicapantes pour tout système de point de vente. Il est essentiel de s’assurer que vous disposez d’une imprimante de reçus capable de prendre en charge votre volume d’impression et facile à utiliser. La plupart des imprimantes sont thermiques, de sorte que vous n’avez plus à vous soucier des cartouches de ruban. Il suffit de charger le papier et vous êtes de nouveau opérationnel ! Quels que soient la taille et le type de vos reçus, il existe une imprimante adaptée à vos besoins.
Tiroir-caisse – Le tiroir-caisse est le composant le plus simple de tout système de point de vente, mais il est essentiel de disposer d’un endroit sûr pour conserver les espèces, les chèques et les reçus de cartes de crédit tout au long de la journée de vente. Les tiroirs se connectent normalement à votre imprimante de reçus et s’ouvrent à chaque transaction valide. Le choix d’une unité durable qui s’interface facilement avec votre système vous garantira la plus longue durée de vie de votre tiroir.
TMS/terminal de paiement – Les paiements par carte sont tout aussi courants que les paiements en espèces aujourd’hui. Chaque système de point de vente doit donc disposer d’un moyen de lire rapidement les cartes de crédit/débit pour les traiter. En fonction des capacités de votre logiciel POS, vous pouvez n’avoir besoin que d’un TMS de base ou d’un terminal de paiement complet. Dans les deux cas, vous pouvez faciliter le passage à la caisse de vos clients en prenant en charge les paiements sécurisés par carte.
Scanner de codes à barres – Les scanners sont un élément essentiel de nombreux systèmes de point de vente pour saisir rapidement les articles et accélérer le processus de paiement. Le scanner laser standard peut lire tous les codes CUP des produits, mais avec le besoin croissant de vérification de l’âge, de coupons et de cartes de fidélité, les scanners 2D sont devenus plus courants. De nombreux scanners ont un facteur de forme portatif, mais pour les points de vente, vous pouvez tirer parti des dispositifs de comptoir et de présentation pour une lecture encore plus rapide, en mains libres, et des files d’attente encore plus courtes !
Types de systèmes POS
Après avoir acquis quelques notions de base, vous pouvez commencer à vous pencher sur le type de système de point de vente que vous utiliserez et sur vos besoins spécifiques. Chaque type de système partage un ensemble de fonctionnalités de base mais, étant donné les différences dans la façon dont les transactions quotidiennes sont effectuées, les exigences en matière de logiciel et de matériel varieront pour garantir que votre système de point de vente fonctionne comme votre entreprise.
Vente au détail
Les systèmes de point de vente au détail sont principalement axés sur la transaction de vente réelle et sur le suivi de ces informations. De nombreuses fonctions logicielles courantes, telles que le suivi des stocks, les rapports de vente, le traitement des retours et les fonctions de fidélisation des clients/coupons, sont essentielles dans un environnement de vente au détail. Toutes les entreprises auront besoin de fonctions de rapport, mais les applications de vente au détail voudront surtout disposer d’un niveau de contrôle très granulaire pour voir les données de vente au niveau des produits individuels et des catégories. Les exigences en matière de points de vente au détail sont les plus vastes, mais la plupart des logiciels, comme Intuit Quickbooks POS, sont adaptés aux besoins des détaillants.
D’un point de vue matériel, les applications de vente au détail auront certainement besoin d’un scanner de codes-barres pour saisir facilement les données relatives aux produits et accélérer le passage en caisse. Étant donné que la plupart des entrées sont basées sur le scanner, des éléments comme les écrans tactiles et les terminaux tout-en-un sont certainement utilisables dans un environnement de vente au détail mais ne sont pas aussi essentiels. Étant donné que vous effectuerez probablement un grand nombre de transactions par jour, il est important de disposer d’une imprimante thermique de reçus fiable comme l’Epson TM-T88V. Un scanner et une imprimante robustes vous permettront de faire avancer vos files d’attente rapidement et de faire en sorte que l’expérience du client soit positive.
Restaurant/Hôtellerie
La plus grande différence entre un point de vente au détail standard et ceux utilisés dans les environnements de restauration ou d’accueil est la manière dont la transaction de vente est traitée. Dans le commerce de détail, tout est saisi pour la vente et payé immédiatement. Dans le secteur de la restauration et de l’hôtellerie, une commande est passée pour de la nourriture ou un service qui n’est payé qu’après avoir été exécuté. Un système de point de vente adapté devra être capable de suspendre ces commandes jusqu’à ce que le paiement soit reçu. De même, les options permettant de personnaliser les commandes, de planifier les réservations et de gérer les places et les salles sont indispensables. L’interface du logiciel de caisse sera également très différente. Dans le commerce de détail, vous utiliserez principalement un lecteur de codes-barres, tandis que dans le secteur de la restauration et de l’hôtellerie, vous utiliserez probablement un écran tactile. Il sera très important pour de nombreuses entreprises de disposer d’une interface logicielle adaptée aux écrans tactiles, comme Aldelo Pro, pour faciliter la saisie des commandes.
Sur le plan matériel, la plus grande différence avec les points de vente au détail est l’importance du scanner de codes-barres. Bien que cela puisse être nécessaire de temps en temps, la plupart des saisies dans un environnement de restauration ou d’hôtellerie se font manuellement par le biais du logiciel de caisse. C’est là qu’un écran tactile peut vraiment faciliter ce processus. Comme l’espace est aussi souvent limité dans ces applications, les terminaux tout-en-un sont très couramment utilisés car ils limitent le fouillis de câbles et disposent d’écrans tactiles intégrés. Les imprimantes de reçus sont importantes dans tous les points de vente, mais lorsque vous devez envoyer des commandes à une cuisine ou à d’autres environnements à forte chaleur, une imprimante à impact comme la Star SP742 sera préférée à une imprimante thermique qui convient parfaitement aux reçus des clients.
Mobile
La solution mobile d’encaissement n’est pas très différente d’une solution d’encaissement de détail standard au niveau fonctionnel de base. Le traitement d’une vente, le suivi des stocks et l’impression des reçus sont tous les mêmes. Les applications mobiles de point de vente permettent également de traiter facilement les cartes de crédit, à condition que vous ayez accès à Internet. Tout comme les autres logiciels d’encaissement, les logiciels d’encaissement mobiles varient considérablement dans la gamme de fonctions, comme le contrôle des stocks ou la production de rapports, que vous pouvez effectuer à partir de l’appareil mobile. Certaines applications sont tout aussi performantes qu’un point de vente ordinaire, tandis que d’autres sont destinées à traiter les transactions pour les synchroniser ensuite avec un système de point de vente standard. La principale préoccupation lors de la mise en œuvre d’un système d’encaissement mobile est de savoir si le système devra être autonome ou si vous devrez interfacer le système mobile avec un système d’encaissement fixe.
Puisque l’objectif d’un point de vente mobile est de s’éloigner de la caisse fixe, la plus grande différence sera le matériel utilisé. Au lieu d’un PC de bureau, vous exécuterez le logiciel de caisse sur un appareil mobile comme le Motorola ES400 ou même une tablette. Nombre de ces appareils seront dotés de scanners et d’écrans tactiles intégrés, de sorte que tous vos besoins en matière de saisie seront couverts. Les seuls éléments manquants seront l’imprimante de reçus et le lecteur de cartes de crédit. Il existe des imprimantes mobiles telles que la Zebra MZ320, mais de nombreux systèmes de point de vente mobiles permettent d’envoyer les reçus par courrier électronique aux clients afin d’éviter toute impression. Grâce à la pléthore de lecteurs MSR mobiles disponibles, comme l’ID Tech iMag Pro, vous pouvez facilement ajouter cette fonction à presque n’importe quel appareil et beaucoup d’entre eux sont même fournis avec un service de traitement des cartes. Tout comme un point de vente standard, avec le matériel et le logiciel adéquats, vous pouvez effectuer des ventes partout où vous le souhaitez.
Trouver le bon système de point de vente
Disposer d’un système de point de vente qui répond à tous les besoins spécifiques de votre entreprise en fera un outil de gestion essentiel et vous permettra de rester concentré sur la satisfaction des besoins de vos clients. Que vous soyez un détaillant ou un nouveau restaurant, déterminer l’utilisation que vous ferez du système de point de vente vous guidera dans le choix du logiciel et du matériel. Si vous rencontrez toujours des difficultés ou si vous avez d’autres questions, appelez nos experts en systèmes de paiement. Nous sommes heureux de vous aider.